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La conservazione veritiera, equa, tempestiva e accurata della documentazione è essenziale per supportare il nostro processo decisionale, proteggere la nostra reputazione, promuovere l’efficienza operativa e soddisfare gli obblighi in materia di normative e regolamenti.
I registri aziendali comprendono i dati finanziari e operativi, i dati personali e le informazioni riservate, le registrazioni di riunioni, i piani commerciali, le previsioni e le analisi.
I registri commerciali e finanziari hanno un ruolo fondamentale nelle nostre attività e nel nostro impegno nei confronti di azionisti, partner commerciali, governi e stakeholder di altro tipo.
Sono tenuto ad assicurarmi che i registri siano trattati con riservatezza, conservati in un luogo sicuro e siano reperibili; la loro conservazione e il loro smaltimento devono avvenire nel rispetto delle normative e dei regolamenti applicabili.
I dipendenti coinvolti nella rendicontazione e nella conservazione dei documenti finanziari dell’azienda, sono tenuti ad agire in conformità con i principi contabili generalmente accettati, assicurandosi che i registri siano accurati, documentati in maniera appropriata e al sicuro.
Se commetto un errore di registrazione o ho omesso di segnalare dati o informazioni che potrebbero compromettere l’integrità e l’affidabilità dei registri aziendali, devo riferirlo immediatamente al Chief Financial Officer, al Corporate Controller o al mio Line Manager.
Qui di seguito sono riportati alcuni esempi di circostanze a rischio in materia di trasmissione di dati finanziari:
