Bezorgdheden uiten

We hebben een groepsverantwoordelijkheid om eerlijkheid, respect en integriteit te promoten in ons handelen met elkaar en met onze business partners. Bij JTI nemen we alle bezorgdheden die aan de orde worden gesteld serieus en nemen we de nodige maatregelen om hiervoor een oplossing te vinden.

Aan wie moet ik mijn zorgen melden?

Als je ergens over twijfelt of een vraag hebt, moet je altijd om advies vragen. Overal in de Code vind je de Meer Weten-secties die je naar de betreffende afdeling leiden die jou kan helpen met vragen op dat gebied of je meer informatie kan geven.

Als je iets ziet of hoort waarvan jij denkt dat dit onrechtmatig is, inbreuk zou kunnen maken op de Code of Conduct, het beleid of de procedures, of een bedreiging kan vormen voor onze activiteiten of reputatie, dien je dit te melden.

Ongeacht de kwestie waarmee je te maken hebt, kun je er vertrouwelijk met je manager of je lokale HR business partner over praten. Als je je niet prettig voelt bij deze opties, kun je je zorgen ook uiten via JTI's onafhankelijke en vertrouwelijke rapportagekanaal, Your Voice.

Als je je bezorgdheid uit, verwachten wij dat dit te goeder trouw gebeurt. Dat betekent dat je op redelijke gronden vindt dat de informatie die je meldt ook waar is, zelfs als later blijkt dat dit niet het geval is. Als je een zorg uit die opzettelijk onwaar, misleidend of kwaadwillig is, kan dit een disciplinaire maatregel tot gevolg hebben.

Wanneer moet ik mijn zorgen melden?

Ongeacht hoe je je zorgen meldt, dien je dit zo spoedig mogelijk te doen. Als je hiermee te lang wacht, bestaat er het risico dat de situatie verergert, voor jezelf of voor JTI. Daardoor kan het ook lastiger worden een oplossing te vinden.

Elke represaillemaatregel tegen iemand die te goeder trouw een bezorgdheid uit of bij het onderzoeksproces behulpzaam is, wordt behandeld als een ernstige disciplinaire kwestie.

Hoe werkt Your Voice?

Spreek erover

Er zijn verschillende manieren om je bezorgdheden over mogelijk wangedrag te uiten via Your Voice. Hoe je ook met ons in contact komt, we zullen je identiteit tijdens de hele Your Voice-procedure geheim houden, tenzij je anders verlangt.
  • Benader je Your Voice-Contactpersoon
  • Stuur het via het online Your Voice Portaal
  • Of stuur een mail rechtstreeks naar Compliance via onebehavior@jti.com

Evaluatie

Je Contactpersoon zal je bezorgdheid doorsturen naar een Facilitator in het Compliance team, die het dan zal evalueren en beslissen over de juiste stappen die gezet moeten worden. Indien nodig zal het Business Ethics Committee de juiste stappen bepalen. Als de bezorgdheid niet van toepassing is op Your Voice, zal je Contactpersoon je dit laten weten en je adviseren aan wie je het dan wel moet melden.

Onderzoek

Als verder onderzoek vereist is, zal dit neutraal en eerlijk gebeuren door een Investigation Lead. Deze zal zijn bevindingen communiceren aan de Facilitator of aan het Business Ethics Committee. Indien nodig zullen er aanbevelingen omtrent verbeterpunten gedaan worden aan het lokaal management.

Oplossing

Jouw Contactpersoon zal je het resultaat van het onderzoek laten weten. Voor elke zaak gesloten is, zal de Chief Compliance Officer hem nog eens bekijken.

Meer weten

Prev Your Guide