Segnalare situazioni sospette

Tutti noi condividiamo la responsabilità di promuovere la correttezza, il rispetto e l’integrità nelle relazioni interne e con i partner commerciali. In JTI affrontiamo seriamente tutte le preoccupazioni che vengono sollevate e prendiamo le misure necessarie per risolverle.

A chi devono essere segnalate le situazioni sospette?

Se hai un dubbio o una domanda, dovresti sempre chiedere delle indicazioni. Le sezioni “Per saperne di più”, all’interno del Codice, sono pensate per indicarti il dipartimento specifico in grado di risolvere i tuoi interrogativi o di fornirti maggiori informazioni.

Se vedi o senti qualcosa che potrebbe essere illegale o in conflitto con il Codice, le policy o le procedure di JTI, oppure qualcosa che potrebbe minacciare l’attività o la reputazione dell’azienda, dovresti parlarne apertamente.

Per qualsiasi problema, puoi rivolgerti in confidenza al tuo manager o al referente HR locale. In alternativa a queste opzioni, puoi ricorrere a Your Voice, un canale di segnalazione indipendente e confidenziale.

Ci aspettiamo che le situazioni sospette siano segnalate in buona fede. Ciò significa che devi avere delle motivazioni ragionevoli per credere che le informazioni che stai riportando siano vere, anche nel caso in cui vengano smentite in seguito. Se segnalerai intenzionalmente una situazione falsa, fuorviante o premeditata potresti andare incontro a misure disciplinari.

Quando bisogna segnalare le situazioni sospette?

Qualsiasi mezzo tu scelga per effettuare la segnalazione, è fondamentale far sentire la propria voce quanto prima possibile. Se aspetti, la situazione potrebbe peggiorare, sia per te sia per JTI, sino a renderla difficile da risolvere.
Qualsiasi forma di ritorsione contro chiunque segnali una situazione sospetta in buona fede, o partecipi alla procedura di accertamento, sarà considerata come una grave infrazione disciplinare e verrà trattata di conseguenza.

Come funziona Your Voice?

Fai sentire la tua voce

Con Your Voice, hai a disposizione diversi modi per segnalare condotte potenzialmente non conformi. A prescindere dal canale utilizzato, la tua identità rimarrà riservata lungo l’intero processo Your Voice (a meno che non sia tu a richiedere il contrario).
  • Mettiti in contatto con una Contact Person di Your Voice;
  • Invia una richiesta online attraverso il portale Your Voice;
  • In alternativa, scrivi direttamente a onebehavior@jti.com

Riesame

La Contact Person inoltrerà la tua segnalazione a un mediatore del team Compliance, il quale individuerà il miglior percorso da intraprendere. Se necessario, sarà il Business Ethics Committee a determinare quali siano le azioni più appropriate. Qualora la situazione sospetta non rientrasse nel raggio d’azione di Your Voice, la Contact Person ti avviserà e ti spiegherà a chi rivolgerti.

Indagine

Se necessario, eventuali indagini approfondite saranno condotte in maniera equa e imparziale da un Investigation Lead. L’Investigation Lead comunicherà quanto scoperto a un mediatore del Business Ethics Committee. Eventuali azioni correttive da attuare saranno comunicate all’EXCOM locale.

Risoluzione

La Contact Person ti comunicherà l’esito dell’indagine. Il caso può essere chiuso solo dopo essere stato riesaminato dal Chief Compliance Officer.

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